Costos para la toma de decisiones

1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD DE COSTOS

Los costos están presentes en todos los ámbitos de la vida y su adecuada cuantificación implica maximizar el costo beneficio de la empresa en la que estamos trabajando.

Independiente de la empresa a la que nos estemos enfrentando, cuando de costos de trata siempre hay algo que está relacionado y es que, ya sea que esta empresa se dedique a prestar servicios, venda productos como celulares, zapatos, ropa o fabrique sus propios productos hablaremos de Ingresos y Costos.

Un buen manejo de los costos es fundamental para tener claridad de los beneficios percibidos y como podemos tomar mejores decisiones que maximicen los resultados.

Contabilidad de costos y su relación con la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial.

Las empresas requieren que se recolecte información sobre las ventas y costos para tomar decisiones informadas, ya sea para campañas publicitarias, producción, presupuesto, en todas las áreas de las empresas, incluso las pymes necesitan un conocimiento y manejo de los costos, pero hay diversas áreas de los costos que se trabajan.
Mientras más grande sea la organización, tendremos acceso a herramientas contables más completas para la gestión de todos los procesos integrados de las operaciones, que entregan resultados completos a los gerentes de las diversas áreas para la toma de decisiones y fijación de objetivos.

La información contable que la empresa genera tiene diferentes fines desentendiendo el área de destino:

La contabilidad financiera se dedica a generar la información para agentes externos de acuerdo a las normas establecidas por la Ley según la situación tributaria de la empresa y de acuerdo a todos los principios contables de información financiera.

La contabilidad administrativa es una parte fundamental de la empresa porque recolecta, analiza y toma decisiones de acuerdo a todos los datos obtenidos con los costos, ingresos y utilidades obtenidas por la empresa en los periodos contables.

La contabilidad administrativa es la que permite que los gerentes puedan tomar decisiones sobre el futuro de la empresa, en el corto, mediano y largo plazo. Esta contabilidad tiene que como objetivo que cada reporte mejore el funcionamiento de la organización y no responde a reglas específicas de medición porque su finalidad es generar información relevante para la toma de decisiones de la empresa.

La empresa genera información a lo largo de toda la cadena de valor, durante todo el proceso de manufactura o prestación de servicios y como gerente encargado de la contabilidad administrativa es fundamental la comprensión de la cadena de valor y sus partes.

Ilustración 1: Partes de la cadena de valor

Administración

Investigación y desarrollo

Diseño de productos y procesos

producción

marketing

distribución

servicio al cliente

La ilustración mostrada revela la clásica cadena de valor de M. Porter que muestra las diversas actividades que los gerentes deben verificar y controlar respecto a lo que costos se trata para llevar a cabo todo el proceso productivo. Este modelo no siempre se efectúa de forma secuencial, pero si se realiza un análisis general de los costos para llevar el producto o servicio al consumidor.

Enfoque de costo-beneficio

La contabilidad administrativa tiene como objetivo usar la información obtenida a través del que hacer diario de la empresa para maximizar la gestión logrando las metas propuestas. A diferencia de la contabilidad financiera, como ya lo expresamos, no tiene mayores lineamientos, ya que la información que generamos es interna. POr eso surge el enfoque costo-beneficio que ayuda a los gerentes a tomar decisiones.

La toma de deciones es una tarea que implica la medición de distintos factores, no sólo el costo, por eso, como gerentes debemos evaluar de forma acertada para apoyar a la empresa. Es decir, si los recursos que gastados entregarán mayores beneficios para la organización.

Una consideración importante que debe tener el gerente es que la evaluación de costo-beneficio no solo se realiza a nivel técnico, es decir, no solo evaluamos compra de nuevos insumos, mejora de sotware, maquinaria, procesos técnicos y factores de esta índole. También se debe considerar el costo-beneficio del comportamiento humano que tienen estas acciones en el equipo de trabajo.

La incorporación de un CRM para una empresa que realiza facturación manual es una excelente idea si consideramos la digitalización actual y las posibilidades de seguimiento de clientes que presentan estos software para los miembros del equipo de venta. Pero la implementación del CRM requiere que todo el equipo de ventas se incorpore a una nueva modalidad de trabajo, cambiando incluso los procesos de facturación actuales. Desde el punto de vista técnico es una decisión fácil de tomar, pero desde el punto de vista del comportamiento no parece tan sencillo. Por eso, es fundamental contar con las habilidades adecuadas para tomar la decisión más acertada según la organización a la que estemos tratando.

- Conceptos de costos, definiciones y clasificaciones.

Costo: desembolso de recursos para producir un bien o servicio.

Costo real: desembolso en el que ya se ha incurrido en el pasado para la producción del bien o servicio (puede ser histórico o pasado)

Costo presupuestado: es un desembolso que se ha predicho o que está pronosticado para el futuro

- Costos directos y costos indirectos.

Los costos directos se relacionan con el objeto de costeo de forma evidente la mayoría de las veces, mientras que los costos indirectos de vez en cuando pueden ser un tanto difíciles de determinar al estar menos relacionados con la producción de forma de evidente.

El desafío como agentes encargados de la asignación de los costos radica en la determinación del momento del costeo para evitar doble costeo.

- Costos variables y costos fijos.

Los costos variables corresponden a aquellos que cambian según lo hace la proporción de unidades requeridas para la producción y ventas de la empresa en cuestión. Los costos fijos, en cambio, se mantienen constantes de acuerdo a ciertos márgenes de producción y desempeño. Cabe mencionar que todos los costos se asignan y consideran durante un periodo de tiempo determinado

Los costos se analizan por periodo operativo y se reflejan en el estado de resultados.

Margen de contribución = Ingresos totales - Costos variables totales

2. ANÁLISIS COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD (CVU)

El análisis costo volumen utilidad permite establecer la relación para los gerentes sobre el mínimo requerido para que la empresa no genere perdidas ni utilidades con su que hacer. Con esta información se pueden establecer diferentes parámetros básicos para maximizar el rendimiento y los recursos institucionales.

A través del análisis del CVU obtenemos el punto de equilibrio, que resulta de vital importancia en el cálculo de los costos y resultados empresariales.

El punto de equilibrio según el método de ecuación es:

(Precio de venta x cantidad de unidades vendidas) - (CVU x Q) - Costos fijos = Utilidad de operación

Podemos calcular la cantidad de equilibrio, es decir, la cantidad de producto a producir y vender requeridas en el periodo para alcanzar la utilidad mínima, lo que llamaremos Qe.

Qe = Costos fijos / ( PVU - CVU)

Esta fórmula del análisis costo volumen utilidad nos sirve cuando nos referimos a una empresa que contempla un producto unitario, porque nuestro equilibrio está basado en las cantidades a producir de ese producto en específico.

Cuando hay más de un producto en nuestro portafolio podríamos utilizar esta formula de forma separada, pero resulta ser más conveniente presentar el equilibrio en función de las ventas totales de equilibrio

Se = Costos fijos / 1 - ( P- CV)

2. ANÁLISIS COSTO-VOLUMEN-UTILIDAD (CVU)

- Análisis de sensibilidad y margen de seguridad.

Este análisis es uusado para realizar toma de decisiones estratégicas a nivel empresarial sobre productos y distintas alternativas propuestas que puedan ofrecerse a la empresa. Este análisis de CVU implica analizar costos por publicidad, precios de venta, nivel de demanda, costos fijos y otras propuestas que puedan representar alteraciones en la utilidad.

Ejercicio:

Suponga que Simonna vende 400 unidades de su producto en la feria de artesanos a $200 sin publicidad. Simona tiene una utilidad de 12000 y considera un anuncio que describa su producto y caracteristicas en el folleto de la feria de artesanos. El anuncio representará un costo fijo de 5000. Simona considera que la publicidad aumentará las ventas en 10% lo que equivale a 440 unidades.

¿Simona debe contratar publicidad?

Situación 1:

Ingreso por ventas 400 x 200	$80.000
Costo variable 400 x 315	63000
Margen de contribución
Costo	5000
Margen neto	12000

Situación dos

Ingreso por ventas 440 x 200	$88.000
Costo variable 440 x 157,5	69300
Margen de contribución	18700
Costo	5000
Margen neto	13700

El margen de seguridad es la medida que nos permite establecer una parte del análisis de sensibilidad. Como gerentes, encargados de costos, es fundamental este análisis, donde debemos cuestionarnos que pasa si hay una variación porcentual por ejemplo, que pasa si aumentan los costos fijos en este periodo, o si.... en fin, como gerentes tenemos que evaluar distintos supuestos y el Análisis de sensibilidad y margen de seguridad serán medidas útiles para tomar decisiones informadas.

Margen de seguridad = Ingresos presupuestados o reales - Se

Margen de seguridad = Cantidad de ventas presupuestadas o vendidas - Qe

% Margen de seguridad = Margen de seguridad en ingresos / Ingresos totales

Con estas fórmulas es posible obtener esta información relevante que permite entender en que medida cuál es el nivel de riesgo y sensibilidad de la empresa a las potenciales variaciones de las condiciones que puedan ocurrir.

Un mayor margen de seguridad implica que tenemos menos riesgos de pérdidas, todo esto debe ser evaluado según la industria y el nivel de riesgo que estemos dispuestos a manejar.

- Planeación de los costos y CVU.

Un uso efectivo para la toma de decisiones de los costos es la elección de propuestas productivas o bien de negocios, por ejemplo, comisión por venta o costo fijo y más.